Předkládání elektronických dokladů u veřejných zakázek

Většinou postačí naskenová kopie. Předkládání prostých kopií elektronických dokladů je přípustné, nestanoví-li zákon jinak. Metodiku upravující předkládání elektronických kopií a elektronických originálů dokladů v zadávacím řízení u veřejných zakázek uveřejnilo v únoru 2019 Ministerstvo pro místní rozvoj. Odkazy na celá znění metodických pokynů najdete na konci článku.

Podle § 45 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZZVZ), může dodavatel zadavateli předkládat doklady v kopiích, nestanoví-li ZZVZ jinak. Zákon vyžaduje předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů o kvalifikaci v § 86 odst. 3 ZZVZ a v § 122 odst. 3 ZZVZ a originálu záruční listiny v § 41 odst. 4 ZZVZ. Zadavatel dále může požadovat předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů postupem podle § 46 odst. 1 ZZVZ a § 53 odst. 4 ZZVZ.

Většinou postačí naskenovaná kopie

Ve většině případů je dostatečné předložení prostých kopií dokladů. Možnost předložit v zadávacím řízení prostou kopii dokladu ani povinnost předložit v určitých případech originály nebo úředně ověřené kopie dokladů nemění nic na tom, že komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem v zadávacím řízení má podle § 211 odst. 3 ZZVZ probíhat (až na výjimky) elektronicky. Hodlá-li dodavatel v zadávacím řízení předložit doklad, který má k dispozici v listinné podobě, musí jej proto převést do elektronické podoby. Elektronickou prostou kopii listinného dokladu dodavatel získá obrazovým zaznamenáním listinného dokladu, například skenováním.

Kdy se vyžadují originály?

Originály nebo úředně ověřené kopie dokladů se vyžadují pouze u dokladů o kvalifikaci vybraného dodavatele nebo v případě individuální žádosti zadavatele, zejména v případě pochybností o autenticitě dokladů. Zvláštní pravidla přitom platí pro záruční listinu předkládanou jako doklad o poskytnutí jistoty, u níž musí být originál již v nabídce. Dodavatel bude postupovat tak, že do své elektronické nabídky zařadí originál záruční listiny v elektronické podobě – tedy originální soubor poskytnutý bankou včetně elektronických podpisů.

V případech, kdy ZZVZ nebo zadavatel vyžadují předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů, lze předložit elektronický dokument získaný autorizovanou konverzí listinného dokladu podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, neboť podle § 22 odst. 2 citovaného zákona dokument, který vznikl provedením konverze (výstup), má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Tento výstup může být používán opakovaně.

Pokud doklady, které hodlá dodavatel předložit v zadávacím řízení, byly vytvořeny přímo v elektronické podobě, může je dodavatel opakovaně poskytovat zadavatelům, pokud nezasáhl do jejich obsahu. Dokument vytvořený v elektronické podobě neztrácí elektronickým přeposíláním (nebo elektronickým kopírováním bez zásahu do jeho integrity) z pohledu ZZVZ povahu originálu.

Výpisy z informačních systémů jsou prostými kopiemi

Elektronické originály některých dokladů o kvalifikaci mohou být získány přímo z informačních systémů veřejné správy (např. výpis z obchodního rejstříku na webu www.justice.cz, výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů na webu www.isvz.cz). V zadávacích řízeních mohou být používány elektronické dokumenty v podobě výpisů z těchto informačních systémů. Elektronické obrazy nebo kopie takových dokumentů bez elektronických podpisů nebo pečetí (např. skeny listinných výpisů nebo printscreen obrazovky) jsou z hlediska ZZVZ považovány za prosté kopie.

Je však nutné upozornit, že pokud dodavatel podle § 45 odst. 4 ZZVZ předložení dokladu nahradí odkazem na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy (tzn. v nabídce je obsažen odkaz, nikoliv elektronický dokument), nedochází vůbec k předložení dokladů, ustanovení ZZVZ o předkládání kopií nebo originálů dokladů se neuplatní a ve vztahu k takovým dokumentům se tedy ani výzva podle § 122 odst. 3 nezasílá.

redakčně upravený a krácený text MMR ČR

Zdroj: www.mmr.cz, www.portal-vz.cz

Přímé odkazy na celá znění metodických pokynů jsou uveřejněny zde:

  • originální stanovisko MMR z 26. února 2019

http://www.portal-vz.cz/cs/Aktuality/Nova-stanoviska-Predkladani-elektronickych-kopii-a-elektronickych-orig

  • Bankovní záruky

http://www.portal-vz.cz/getmedia/6b693552-dca5-4cec-a443-e9e499f67e2c/Bankovni-zaruka.pdf