NEN = konec písemných nabídek na veřejné zakázky

Od 18. října 2018 jsou všichni zadavatelé a dodavatelé povinni v zadávacím řízení písemně komunikovat pouze v elektronické formě, a to i u zakázek, které byly vypsány před tímto datem. Po 18. říjnu 2018 již zadavatel nesmí umožnit podávání listinných nabídek.

Účinnost § 211 odst. 3 Zákona o zadávání veřejných zakázek byla v souladu s ustanovením § 279 odst. 2 zákona odložena, a to rozdílně v závislosti na druhu zadavatele. Pro zadavatele podle § 4 odst. 1 písm. a) zákona – organizační složky státu – a centrální zadavatele nabylo předmětné ustanovení účinnosti již 18. dubna 2017, pro ostatní zadavatele je pak účinnost posunuta a je stanovena na 18. říjen 2018. Od 18. října se tak povinnost elektronicky komunikovat uplatní ve všech zadávacích řízeních bez ohledu na to, kdo zakázku zadává.

Elektronická komunikace v zadávacích řízeních je povinná pro všechny

Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem je regulována v § 211 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen zákon). Ustanovení § 211 odst. 3 zákona pak ukládá zadavateli obecnou povinnost komunikovat s dodavatelem elektronicky a stanoví z této povinnosti výjimky.

Níže uvedené se tedy již dotýká pouze zadavatelů, vůči nimž nabývá povinná elektronická komunikace účinnosti nově, neuplatní se tedy v případě zadavatelů, kteří jsou povinni elektronicky komunikovat již od 18. dubna 2017, neboť níže uvedené pro ně platilo již k 18. dubnu 2018.

Od 18. října 2018 tak již všichni zadavatelé budou muset komunikovat s dodavatelem výhradně elektronicky, zasílání dokumentů v listinné podobě bude (až na výjimky uvedené v § 211 odst. 3) ze zákona vyloučeno. Zadavatelé tak především nebudou oprávněni přijímat listinné nabídky, ale pouze nabídky doručené prostřednictvím elektronického nástroje.

Od 18. října 2018 mohou být nabídky podávány jen elektronicky

Nutno upozornit na skutečnost, že povinnost výhradně elektronické komunikace se uplatní i na zadávací řízení zahájená před 18. říjnem 2018, není tedy rozhodující okamžik zahájení zadávacího řízení, ale okamžik, kdy dochází ke komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem.

Pokud zadavatel stanoví lhůtu pro podání nabídek tak, že skončí 18. října 2018 nebo později, musí v zadávacích podmínkách stanovit požadavek na elektronickou formu nabídky a určit elektronický nástroj pro jejich podání. Po 18. říjnu 2018 již zadavatel nesmí umožnit podávání listinných nabídek.

V případě, že zadavatel již zahájil zadávací řízení a zadávací dokumentace je v rozporu s výše uvedeným, především umožňuje-li podávání listinných nabídek i po 18. říjnu 2018, je nutné takovouto zadávací dokumentaci změnit a v závislosti na provedené změně přiměřeně prodloužit lhůtu pro podání nabídek (viz § 99 zákona).

Nejčastější otázky a odpovědi k problematice povinné elektronické komunikace

Na koho a od kdy se povinná elektronická komunikace v zadávacím řízení vztahuje?

Na všechny zadavatele veřejných zakázek (§ 4 zákona o zadávání veřejných zakázek), kteří budou po 18. říjnu 2018 zadávat veřejnou zakázku v zadávacím řízení. Na státní a centrální zadavatele se tato povinnost vztahuje již od 18. dubna 2017. Od 18. října 2018 bude tato povinnost vztažena i na všechny ostatní zadavatele.

Co s probíhajícími zadávacími řízeními?

Povinnost elektronické komunikace se bude od 18. října 2018 vztahovat i na probíhající zadávací řízení zahájená před tímto datem, není tedy rozhodující okamžik zahájení zadávacího řízení, ale okamžik, kdy dochází ke komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem.

Vztahuje se povinná elektronická komunikace na všechny veřejné zakázky?

Nikoli, tato povinnost dopadá pouze na veřejné zakázky zadávané v zadávacích řízeních (zejména zjednodušené podlimitní řízení, otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním). Veřejné zakázky zadávané mimo zadávací řízení mohou být dále realizovány v listinné podobě. Jedná se zejména o veřejné zakázky malého rozsahu (§ 31 zákona o zadávání veřejných zakázek), a veřejné zakázky zadávané na základě výjimek (zejména § 29 a § 30 zákona o zadávání veřejných zakázek).

Na jakou komunikaci se povinnost vztahuje?

Povinně elektronicky bude probíhat písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem v průběhu zadávacího řízení. Povinnost se tedy nevztahuje na komunikaci s jinými subjekty (například komunikace mezi zadavatelem a administrátorem, interní komunikace u zadavatele) a na komunikaci před zahájením (průzkum trhu, předběžné tržní konzultace) a po ukončení zadávacího řízení (při plnění smlouvy). Není vyloučena také ústní komunikace tam, kde ji zákon o zadávání veřejných zakázek připouští (jednání v jednacích řízeních).

Musí mít zadavatel k dispozici elektronický nástroj?

Pokud bude zadavatel zadávat veřejnou zakázku v zadávacím řízení, bude muset mít k dispozici elektronický nástroj umožňující podávání elektronických nabídek. Tento elektronický nástroj zadavatel tedy nemusí mít k dispozici k 18. říjnu 2018, ale až tehdy, kdy bude po tomto datu poprvé zadávat zakázku v zadávacím řízení.

Které elektronické nástroje umožňují příjímání nabídek?

Zadavatelé mají k dispozici tyto certifikované nástroje umožňující podávání nabídek. Zadavatel může používat i elektronické nástroje necertifikované, ty však musí být v souladu s technickými požadavky stanovenými zákonem o zadávání veřejných zakázek a vyhláškou č. 260/2016 sb., o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody. Na zadavateli potom je, aby v případě sporu byl schopen tento soulad s vyhláškou č. 260/2016 Sb. prokázat.

Mohu používat stávající profil zadavatel?

Kromě elektronického nástroje umožňujícího přijímání nabídek musí mít zadavatel k dispozici profil zadavatele, který slouží k uveřejňování informací o zadávacích řízeních a uzavřených smlouvách. Tato povinnost platí již před 18. říjnem 2018. V souvislosti s povinnou elektronickou komunikací není nutné profil zadavatele měnit. Pokud by si však zadavatel pořizoval elektronický nástroj sloužící k podávání nabídek a tento chtěl používat současně jako profil zadavatele, je třeba upozornit na to, že zadavatel může současně používat pouze jeden profil zadavatele. Výjimkou je pouze Národní elektronický nástroj, který lze používat jako profil zadavatele souběžně s jiným profilem zadavatele.

Záleží tedy na rozhodnutí zadavatele, zda pro příjem nabídek i uveřejňování informací na profilu zadavatele používat jeden elektronický nástroj, nebo bude mít jeden elektronický nástroj pro příjem nabídek a jeden elektronický nástroj jako profil zadavatele.

Je nutné veškerou elektronickou komunikaci provádět prostřednictvím elektronického nástroje?

Prostřednictvím elektronického nástroje je nutné provádět příjem:

  • nabídek,
  • předběžných nabídek (jednací řízení s uveřejněním),
  • žádostí o účast (užší řízení, jednací řízení s uveřejněním),
  • žádostí o zařazení do systému kvalifikace podle § 166 odst. 5 (sektoroví zadavatelé),
  • žádostí o účast nebo návrhů v soutěži o návrh, nebo
  • aukčních hodnot, pokud se v zadávacím řízení provádí
  • elektronická aukce.

Tyto úkony nelze provést jinak než prostřednictvím elektronického nástroje. Ostatní písemná komunikace v zadávacím řízení (např. žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace, výzva dodavateli k objasnění nabídky, námitky dodavatele) může probíhat mimo elektronický nástroj, avšak elektronicky, zejména prostřednictvím datové schránky či e-mailu. Některé datové zprávy, pokud by nebyly odeslány prostřednictvím elektronického nástroje či datové schránky však musí být opatřeny platným uznávaným elektronickým podpisem (výzva určená účastníkům zadávacího řízení, oznámení o výběru dodavatele, rozhodnutí o nejvhodnějším návrhu v soutěži o návrh, vyloučení účastníka zadávacího řízení), blíže viz § 211 odst. 5 zákona o zadávání veřejných zakázek.

Jakým způsobem může dodavatel podat nabídku?

Po 18. říjnu 2018 bude možné v zadávacím řízení podávat nabídku pouze prostřednictvím elektronického nástroje určeného zadavatelem v zadávací dokumentaci. K nabídkám podaným v zadávacím řízení jinak než elektronickým nástrojem (tedy například e-mailem, datovou schránkou či v listinné podobě), se nepřihlíží.

Výjimkou budou pouze případy uvedené v § 211 odst. 3 zákona o zadávání veřejných zakázek (zejména technické důvody či narušení bezpečnosti elektronické komunikace), kdy bude i po 18. říjnu 2018 možné podávat nabídky v listinné podobě. Je však třeba upozornit, že tyto případy budou výjimečné a možnost podání listinných nabídek musí být vždy uvedena v zadávací dokumentaci konkrétní veřejné zakázky.

Pro podání elektronické nabídky je nutné, aby se dodavatelé v příslušném elektronickém nástroji registrovali, není však nutné, aby si pořizovali zvláštní programové vybavení.

Autor příspěvku: Převzato z MMR